尊敬的[收件人姓名/单位名称]：

您好！

首先，感谢您一直以来对[发件人单位/个人名称]的关注与支持。为确保双方在合作或沟通中的信息畅通、责任明确，现就有关事项向您进行正式告知，敬请查阅并予以重视。

根据[具体事由，如“近期工作安排”、“项目进展”、“合同履行情况”等]，我方发现目前存在一些需要您了解和配合的问题。为避免因信息不对称而影响后续工作的正常开展，特此以书面形式向您作出如下说明：

1. 背景说明：简要说明当前所处的情况或事件的基本背景，例如：“由于近期业务调整，部分项目进度有所延迟。”

2. 问题陈述：明确指出当前存在的问题或需要对方注意的事项，例如：“在项目执行过程中，部分资料未能按时提交，可能导致后续流程受阻。”

3. 建议与要求：提出合理的建议或希望对方采取的行动，例如：“请贵方尽快补充相关材料，并在[具体日期]前完成确认。”

4. 后续安排：说明接下来的处理方式或时间节点，例如：“我们将于[日期]再次跟进，如未收到反馈，将视作默认接受当前方案。”

本函仅为正式通知，不构成任何法律约束力。如您对上述内容有任何疑问或异议，请及时与我们联系，以便双方共同协商解决。

感谢您的理解与配合！期待在今后的合作中继续携手共进，共创良好局面。

此致

敬礼！

[发件人姓名/单位名称]

[职务/联系方式]

[日期]

备注：以上内容可根据实际情况进行修改和补充，以确保内容的真实性和针对性。